<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN">
<HTML><HEAD>
<META http-equiv=Content-Type content="text/html; charset=us-ascii">
<META content="MSHTML 6.00.6000.16735" name=GENERATOR></HEAD>
<BODY>
<DIV dir=ltr align=left><FONT face=Arial size=2><SPAN 
class=609455214-01112008>This SLD News brief has guidance about the relationship 
between a technology plan and the Form 470.</SPAN></FONT></DIV>
<DIV dir=ltr align=left><FONT face=Arial size=2><SPAN 
class=609455214-01112008></SPAN></FONT>&nbsp;</DIV>
<DIV>&nbsp;</DIV>
<DIV align=left><FONT face=Arial size=2>Janet McKenney</FONT></DIV>
<DIV align=left><FONT face=Arial size=2>Maine State Library</FONT></DIV>
<DIV align=left><FONT face=Arial size=2>Coordinator of Learning and Technology 
Services</FONT></DIV>
<DIV align=left><FONT face=Arial size=2>64 State House Station</FONT></DIV>
<DIV align=left><FONT face=Arial size=2>Augusta, ME&nbsp; 
04333-0064</FONT></DIV>
<DIV align=left><FONT face=Arial size=2></FONT>&nbsp;</DIV>
<DIV align=left><FONT face=Arial size=2>207-287-5620</FONT></DIV>
<DIV align=left><FONT face=Arial size=2><A 
href="mailto:janet.mckenney@maine.gov">janet.mckenney@maine.gov</A></FONT></DIV>
<DIV>&nbsp;</DIV><BR>
<DIV class=OutlookMessageHeader lang=en-us dir=ltr align=left>
<HR tabIndex=-1>
<FONT face=Tahoma size=2><B>From:</B> SL News Brief 
[mailto:SLNewsBrief@lists.universalservice.org] <BR><B>Sent:</B> Friday, October 
31, 2008 12:47 PM<BR><B>To:</B> McKenney, Janet<BR><B>Subject:</B> USAC&#8217;s 
Schools and Libraries News Brief for this week<BR></FONT><BR></DIV>
<DIV></DIV>
<STYLE type=text/css>










                                        
                                                P, U, LI {font: 11px/15px Verdana; color: #333333;}</STYLE>

<TABLE 
style="BORDER-RIGHT: #ffcc66 1px solid; BORDER-LEFT: #ffcc66 1px solid; BORDER-BOTTOM: #ffcc66 1px solid" 
cellSpacing=0 cellPadding=0 width=600 align=center bgColor=#ffffff>
  <TBODY>
  <TR>
    <TD><A href="http://www.usac.org"><IMG alt=header 
      src="http://www.usac.org/_res/images/campaign-images/usac-mailing-banner.gif" 
      border=0 NOSEND="1"></A></TD></TR>
  <TR>
    <TD 
    style="PADDING-RIGHT: 30px; PADDING-LEFT: 30px; PADDING-BOTTOM: 10px; PADDING-TOP: 15px"><SPAN 
      style="FONT: 400 20px Verdana; COLOR: #e2691f">Schools and Libraries News 
      Brief </SPAN>
      <DIV 
      style="BORDER-TOP: #ccc 1px solid; MARGIN-TOP: 15px; WIDTH: 330px"></DIV>
      <DIV 
      style="FLOAT: right; FONT: 11px Verdana; WIDTH: 160px; COLOR: #333333; HEIGHT: 19px" 
      align=right>
      <P><STRONG>October 31</STRONG><STRONG>, 2008 </STRONG></P></DIV><BR>&nbsp; 

      <DIV 
      style="BORDER-RIGHT: #ffcc66 1px solid; PADDING-RIGHT: 8px; BORDER-TOP: #ffcc66 1px solid; PADDING-LEFT: 20px; BACKGROUND: #f8f7e6; PADDING-BOTTOM: 8px; BORDER-LEFT: #ffcc66 1px solid; PADDING-TOP: 8px; BORDER-BOTTOM: #ffcc66 1px solid">
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #e2691f"><STRONG>TIP OF THE 
      WEEK: <FONT color=#333333>If you are preparing to file a Form 470 for 
      Funding Year 2009 (FY2009), be sure that you have a written technology 
      plan that covers FY2009.&nbsp;</FONT></STRONG><FONT color=#333333>This can 
      be an approved&nbsp;technology plan written in an earlier funding year 
      that covers FY2009 or a new technology plan that you are working on 
      now.</FONT></P></DIV>
      <P style="COLOR: #e2691f"><STRONG>Commitments for Funding Years 2008 
      and&nbsp;2007 </STRONG></P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333"><STRONG>Funding Year 
      2008. </STRONG>USAC will release two FY2008 waves of Funding Commitment 
      Decision Letters (FCDLs) next week. Wave 29 on November 5 will include 
      commitments for approved Internal Connections and&nbsp;Basic Maintenance 
      requests at 90% and denials at 79% and below.&nbsp;Wave 30 on November 6 
      will include commitments for approved Internal Connections and&nbsp;Basic 
      Maintenance requests at 90% and denials at 80% and below. As of October 
      31, FY2008 commitments total&nbsp;over&nbsp;$1.52 billion.&nbsp;</P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333"><STRONG>Funding Year 
      2007.</STRONG> USAC will release FY2007 
      Wave&nbsp;70&nbsp;FCDLs&nbsp;November 5. This wave will include 
      commitments for approved Internal Connections and&nbsp;Basic Maintenance 
      requests at 81% and above and denials at 80% and below.&nbsp;As of 
      October&nbsp;31, FY2007 commitments total&nbsp;just under&nbsp;$2.5 
      billion.</P>
      <P>On the day the FCDLs are mailed, you can check to see if you have a 
      commitment by using USAC&#8217;s <A 
      href="http://www.usac.org/sl/tools/search-tools/search-commitments/?WT.mc_id=sl-newsbrief-20081031">Automated 
      Search of Commitments</A> tool.</P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #e2691f"><STRONG>Technology 
      Planning and Form 470</STRONG></P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">We discussed the first 
      two steps in the application process, writing a technology plan&nbsp;and 
      filing a&nbsp;Form 470, in the <A 
      href="http://www.usac.org/sl/tools/news-briefs/preview.aspx?id=189&amp;WT.mc_id=sl-newsbrief-20081031">September 
      26, 2008 SL News Brief</A>&nbsp;and the <A 
      href="http://www.usac.org/sl/tools/news-briefs/preview.aspx?id=192&amp;WT.mc_id=sl-newsbrief-20081031">October 
      17, 2008 SL News Brief</A>, respectively. However, it is also important to 
      keep in mind the relationship between these two steps. Below are several 
      questions that you should consider&nbsp;as you write (create) your 
      technology plan&nbsp;and&nbsp;prepare to file a Form 470.</P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333"><STRONG>What is the 
      relationship between the technology plan and the Form 470?</STRONG></P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">Your technology plan, 
      if properly done,&nbsp;forms the basis for the acquisition and use of the 
      services featured on your Form 470.&nbsp;By describing your current and 
      future needs, your goals and strategies for using technology, and&nbsp;a 
      budget that includes both your non-discount share&nbsp;and 
      the&nbsp;resources&nbsp;you need to effectively use discounted services, 
      you can&nbsp;prepare reasonable funding requests&nbsp;and evaluate and 
      monitor your progress&nbsp;toward reaching&nbsp;your technology goals.</P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">The services you 
      request on your Form 470 should follow from&nbsp;your goals and strategies 
      and your current and future needs as described in your technology plan. 
      This helps to ensure that the products and services for which E-rate 
      provides discounts will be put to good and effective use.</P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333"><STRONG>How do I avoid 
      an overly broad Form 470?</STRONG></P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">An overly 
      broad&nbsp;or&nbsp;&#8220;encyclopedic&#8221; Form 470, instead of being tailored to 
      your technology plan,&nbsp;covers a wide and unconnected range of services 
      that may be eligible for discounts but that&nbsp;do not truly advance or 
      support the specific goals and strategies articulated in that technology 
      plan.</P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">To avoid this pitfall, 
      prepare a Form 470 with a level of detail appropriate to the size and 
      complexity of your technology plan that features services that you 
      actually plan to use. Your entries in the &#8220;Service or Function&#8221; and 
      &#8220;Quantity and/or Capacity&#8221; fields in Items 8, 9, 10, and 11 of the Form 
      470 should be consistent with both the overall goals and the specific 
      details included in your plan.</P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333"><STRONG>How&nbsp;long 
      and how detailed should my technology plan and Form 470 be?</STRONG></P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">There is not a minimum 
      or maximum requirement for the length or complexity of a technology plan. 
      We suggest that you keep the following general guidelines in mind:</P>
      <UL>
        <LI>
        <DIV>A&nbsp;small entity will probably have a smaller, less complex 
        technology plan than a large entity. The technology plan for a one-room 
        elementary school with dial-up Internet access will be smaller and 
        simpler than the technology plan for a school district with 20 school 
        buildings&nbsp;that have&nbsp;broadband Internet access and are 
        connected by a&nbsp;wide area network.</DIV>
        <LI>
        <DIV style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">An entity with 
        limited technology needs will probably have a smaller, simpler 
        technology plan than an entity&nbsp;with more complex needs. For 
        example,&nbsp;consider two single-site libraries of approximately the 
        same size. One is planning to build an addition&nbsp;in two years with 
        greatly expanded telephone and Internet services, while the other has 
        limited telephone and Internet access in place and is expecting to 
        maintain the status quo for the next three years. The technology plan of 
        the second entity will likely be smaller and/or simpler than that of the 
        first entity.</DIV>
        <LI>
        <DIV style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">Your current 
        situation may affect the detail and the degree of complexity in your 
        technology plan and your Form 470. For example, a school with no 
        infrastructure in place to support Internet access could explore a 
        variety of technological solutions to supply Internet access, while a 
        school planning a buildout of an existing infrastructure might have more 
        limited options because any new equipment would have to be compatible 
        with existing equipment.</DIV>
        <LI>
        <DIV style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">Technology Plan 
        Approvers (TPAs) can set requirements of their own for the technology 
        plans that they approve. They may ask for a level of detail beyond that 
        required by the E-rate program.</DIV></LI></UL>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">You should also make 
      sure your technology plan is not overly narrow. For example, you may have 
      written your technology plan to allow for only wired Internet access. If 
      appropriate, you might broaden your plan so that you could also consider 
      wireless Internet services as an option. If both options could work for 
      you, your Form 470 should encourage bids on both.</P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333"><STRONG>What effect 
      should my needs assessment have on my Form 470?</STRONG></P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">The needs assessment 
      element of your technology plan should address more than just the number 
      of computers or other hardware you intend to acquire in order to make use 
      of discounted services. For example:</P>
      <UL>
        <LI>
        <DIV>An old building with limited electrical capacity may not be able to 
        support your requests for services unless you first make substantial 
        modifications to&nbsp;its electrical system. If this is the case, 
        upgrading your infrastructure may&nbsp;precede&nbsp;your request for all 
        of the services you have included in your technology plan and your Form 
        470 should take this into account.</DIV>
        <LI>
        <DIV style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">Your infrastructure 
        may support your request but your staff may lack the necessary training 
        to take full advantage of the discounted services. Again, you may have 
        to plan your Form 470 requests in stages to make sure all necessary 
        training has occurred in time to make effective use of the 
        services.</DIV></LI></UL>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">Keep in mind that by 
      the time you file your Form 471, you must be prepared to certify that you 
      have acquired&nbsp;the necessary resources to implement your technology. 
      That is why it is especially important that you make an accurate and 
      complete needs assessment and begin taking the appropriate steps to secure 
      resources in a timely manner.</P>
      <P 
      style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333"><STRONG>How&nbsp;specific 
      should I be about the scope of&nbsp;my project?</STRONG></P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">When completing your 
      Form 470, you should give service providers an accurate understanding of 
      the scope of your project. For example, if your library system 
      has&nbsp;nine branches and your plan is for all of them to receive 
      Internal Connections in FY2009, make that fact clear in your Form 470.</P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">That does not mean, 
      however, that you have to be overly specific in the &#8220;Quantity or Capacity&#8221; 
      field on the Form 470. For example, if your school district is comprised 
      of three elementary schools and one junior/senior high school and the 
      local student population has not changed much in the last several years, 
      you can enter &#8220;For my entire school district&#8221; in this field. Service 
      providers who are not familiar with your area could easily get a clear 
      idea of the scope of your project. However, if your school district is 
      either growing&nbsp;or shrinking rapidly, you should make that clear as 
      well.</P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">The Quantity or 
      Capacity field in Items 8, 9, 10, and/or 11 on the Form 470 could 
      therefore be short or very detailed, depending on the information you want 
      to convey to give potential bidders a clear idea of your project&#8217;s 
      scope.</P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333"><STRONG>What 
      effects&nbsp;could minor or major changes to my technology plan have on my 
      Form 470?</STRONG></P>
      <P style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">Some technology plans 
      are revised or updated before they expire. Although technology plans are 
      usually approved for three years, situations can change. For example, you 
      may accomplish all of the goals and strategies included in your plan in 
      the first two years of the plan. Alternatively, a reduction in funding may 
      have prevented you from accomplishing your goals according to your 
      original schedule.</P>
      <UL>
        <LI>
        <DIV>Minor revisions or updates are those that remain within the scope 
        of the&nbsp;original version of the technology plan and any related 
        Forms 470. USAC does not require such revisions or updates to be 
        re-approved, but you should check with your TPA for any processing 
        requirements.</DIV>
        <LI>
        <DIV style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #333333">Major revisions or 
        updates are those outside of the scope of the original version of the 
        technology plan and/or the Form 470. A major revision would require the 
        issuance of a new Form 470 because the provision of the new or expanded 
        services&nbsp;is significant enough to require a new competitive bidding 
        process. If you make a major revision or update to your technology plan, 
        you can have&nbsp;the&nbsp;revised technology plan&nbsp;approved for the 
        period of time remaining on your original technology plan or you can ask 
        for it to be approved for up to three years as a new technology plan. 
        Again, if you are in this situation, talk to your TPA.</DIV></LI></UL>
      <P><FONT color=#333333>As you get ready to file your Form 470, you should 
      review any revisions or updates&nbsp;that you have made to your technology 
      plan and consider any other changes that may be necessary. If you have 
      revised or updated your technology plan, don&#8217;t just copy the Form 470 you 
      filed last year. Think first if those revisions or updates will affect the 
      Form 470 you file for the upcoming funding year.</FONT></P>
      <P>&nbsp;</P></TD></TR></TBODY></TABLE>
<TABLE 
style="PADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; PADDING-BOTTOM: 10px; PADDING-TOP: 8px" 
cellSpacing=0 cellPadding=0 width=600 align=center border=0>
  <TBODY>
  <TR>
    <TD><SPAN style="FONT: 11px/15px Verdana; COLOR: #888888">
      <P>You may download and print copies of <A 
      href="http://www.usac.org/sl/tools/news-briefs/Default.aspx?WT.mc_id=sl-newsbrief-20081031">Schools 
      and Libraries News Briefs</A> on USAC&#8217;s website. You may <A 
      href="http://www.usac.org/sl/tools/news-brief/subscribe.aspx?WT.mc_id=sl-newsbrief-20081031">subscribe</A> 
      to or <A 
      href="http://www.usac.org/sl/tools/news-brief/unsubscribe.aspx?WT.mc_id=sl-newsbrief-20081031">unsubscribe</A> 
      from this news brief. For program information, please visit the <A 
      href="http://www.usac.org/sl/?WT.mc_id=sl-newsbrief-20081031">Schools and 
      Libraries area</A> of the USAC website, <A 
      href="http://www.slforms.universalservice.org/EMailResponse/EMail_Intro.aspx">submit 
      a question</A>, or call us toll-free at 1-888-203-8100. Feel free to 
      forward this news brief to any interested parties.</P></SPAN>
      <P style="FONT: 10px Verdana; COLOR: #888888" align=center>Please do not 
      reply to this email directly, as it was sent from an unattended mailbox. 
      </P>
      <P style="FONT: 10px Verdana; COLOR: #888888" align=center>1997-2008, 
      Universal Service Administrative Company, All Rights Reserved. </P></TD></TR>
  <TR>
    <TD>&nbsp;</TD></TR></TBODY></TABLE><IMG height=1 alt="" 
src="http://lists.universalservice.org/db/226098/415844/1.gif" width=1 
NOSEND="1"> </BODY></HTML>