<html xmlns:v="urn:schemas-microsoft-com:vml" xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:w="urn:schemas-microsoft-com:office:word" xmlns:m="http://schemas.microsoft.com/office/2004/12/omml" xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40">

<head>
<meta http-equiv=Content-Type content="text/html; charset=utf-8">
<meta name=Generator content="Microsoft Word 12 (filtered medium)">
<style>
<!--
 /* Font Definitions */
 @font-face
        {font-family:Calibri;
        panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;}
@font-face
        {font-family:"Book Antiqua";
        panose-1:2 4 6 2 5 3 5 3 3 4;}
@font-face
        {font-family:"Bookman Old Style";
        panose-1:2 5 6 4 5 5 5 2 2 4;}
 /* Style Definitions */
 p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal
        {margin:0in;
        margin-bottom:.0001pt;
        font-size:12.0pt;
        font-family:"Times New Roman","serif";}
a:link, span.MsoHyperlink
        {mso-style-priority:99;
        color:blue;
        text-decoration:underline;}
a:visited, span.MsoHyperlinkFollowed
        {mso-style-priority:99;
        color:purple;
        text-decoration:underline;}
span.EmailStyle17
        {mso-style-type:personal-reply;
        font-family:"Book Antiqua","serif";
        color:#1F497D;}
.MsoChpDefault
        {mso-style-type:export-only;}
@page Section1
        {size:8.5in 11.0in;
        margin:1.0in 1.0in 1.0in 1.0in;}
div.Section1
        {page:Section1;}
-->
</style>
<!--[if gte mso 9]><xml>
 <o:shapedefaults v:ext="edit" spidmax="1026" />
</xml><![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml>
 <o:shapelayout v:ext="edit">
  <o:idmap v:ext="edit" data="1" />
 </o:shapelayout></xml><![endif]-->
</head>

<body lang=EN-US link=blue vlink=purple>

<div class=Section1>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Hello
Minerva Circulation Contacts,</span> <br>
<span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'><br>
The Minerva Circulation Standards Committee and the Minerva Cataloging
Standards Committee have jointly submitted the two <b>below </b>recommendations
and policies to the Minerva Executive Board. Before the Executive Board votes
on these, they would like your feedback.</span> <br>
<span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'><br>
Please read and send any response you have to Steve Norman, Minerva Executive
Board Chair at:</span> snorman@belfastlibrary.org<span style='font-size:10.0pt;
font-family:"Arial","sans-serif"'><br>
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;<br>
<br>
Thank you,</span> <o:p></o:p></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Cyndi<o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>Minerva
Circulation Standards Committee, Chair</span> <br>
<br>
<span style='font-size:11.0pt;font-family:"Book Antiqua","serif"'><o:p></o:p></span></p>

<p class=MsoNormal><i><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Bookman Old Style","serif";
color:#1F497D'>Cyndi Burne<o:p></o:p></span></i></p>

<p class=MsoNormal><i><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Bookman Old Style","serif";
color:#1F497D'>Assistant Director<o:p></o:p></span></i></p>

<p class=MsoNormal><i><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Bookman Old Style","serif";
color:#1F497D'>Topsham Public Library<o:p></o:p></span></i></p>

<p class=MsoNormal><i><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Bookman Old Style","serif";
color:#1F497D'>25 Foreside Road<o:p></o:p></span></i></p>

<p class=MsoNormal><i><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Bookman Old Style","serif";
color:#1F497D'>Topsham ME, 04086<o:p></o:p></span></i></p>

<p class=MsoNormal><i><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Bookman Old Style","serif";
color:#1F497D'>207 725-1727<o:p></o:p></span></i></p>

<p class=MsoNormal><i><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Bookman Old Style","serif";
color:#1F497D'>cyndi@topshamlibrary.org<o:p></o:p></span></i></p>

<p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Book Antiqua","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p>

<p class=MsoNormal style='margin-left:.5in'><br>
<br>
<span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>_____________________________________________________________________________________________________________________</span>
<br>
<br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>To: &nbsp; &nbsp; &nbsp;
&nbsp;Minerva Executive Board</span> <br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>From: &nbsp; &nbsp; &nbsp;
&nbsp;Cyndi Burne, Minerva Circulation Standards Committee, Chair</span> <br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;
Carin Dunay, Minerva Cataloging Standards Committee, Chair</span> <br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Date: &nbsp; &nbsp; &nbsp;
&nbsp;April 1, 2010 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;</span> <br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Re: &nbsp; &nbsp; &nbsp;
&nbsp;Policy for DVD bonus discs</span> <br>
<br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Please accept the following
recommended policy developed jointly by the Circulation Standards Committee and
the Cataloging Standards Committee.</span> <br>
<br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>The Circulation Standards
Committee is opposed to the practice of splitting up the features/bonus disc
from the movie disc(s) and circulating them independently. There have been
numerous complaints regarding the negative impact this practice has on patron
service. &nbsp;This policy refers only to non-episodic titles from a single
package that contains the film itself and material not present in the
theatrical release (interviews, deleted scenes, etc.) A DVD set of this
description will be circulated as a single item.</span> <br>
<br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>The Cataloging Standards
Committee endorses this recommendation and suggests the following policy be
enacted to guide and instruct catalogers in the processing of this material.</span>
<br>
<br>
<b><span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Minerva Libraries will not
create separate item records for bonus discs on bibliographic records for
non-episodic DVD titles that contain bonus discs. (For examples, see
.b27287257, and .b20133856)</span></b> <br>
<br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>On a related note, the volume
field of an item record must be used in the following circumstances:</span> <br>
<br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Item is part of a series or
set and is cataloged all on one bibliographic record.</span> <br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>(see .b27185151, .b24238892,
and .b2495150x)</span> <br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Item is part of a multi part
unit, as in a DVD series.</span> <br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>(see .b26951721, and
.b27123169)</span> <br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Item is missing a component or
has some other characteristic that must be noted, such as a missing map.</span>
<br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>(see .b22002443, and
.b2495150x)</span> <br>
<br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Note: For episodic DVD series,
always use a volume field. If the set is not broken up, use the phrase
“Complete Set” in the volume field.</span> <br>
<br>
<span style='font-family:"Calibri","sans-serif"'>Note: When the bibliographic
record uses a volume number in either the 245 title field or in a 490/8xx
field, DO NOT use an item volume field. (see .b26452625, .b26795887, and
.b24096994)</span> <br>
<br>
<span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif"'>___________________________________________________________________________________________________________________</span>
<br>
<br>
<span style='font-family:"Arial","sans-serif"'>Date: &nbsp; &nbsp; &nbsp;
&nbsp; April 8, 2010</span> <br>
<span style='font-family:"Arial","sans-serif"'>To: &nbsp; &nbsp; &nbsp;
&nbsp;Minerva Executive Board</span> <br>
<span style='font-family:"Arial","sans-serif"'>From: &nbsp; &nbsp; &nbsp;
&nbsp;Cyndi Burne, Minerva Circulation Standards Committee, Chair</span> <br>
<span style='font-family:"Arial","sans-serif"'>&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;
Carin Dunay, Minerva Cataloging Standards Committee, Chair</span> <br>
<span style='font-family:"Arial","sans-serif"'>Re: &nbsp; &nbsp; &nbsp;
&nbsp;Recommendation and suggested policy for item price field</span> <br>
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; <br>
<br>
<i><span style='font-family:"Arial","sans-serif"'>The Circulation Standards
Committee recommends the entering of the publisher's full suggested retail
price (rounded off or exact) of an item in that item's price field. Use of the
publisher's full suggested retail price ensures conformity of billing across
the Minerva libraries and streamlines the billing process.</span></i><span
style='font-family:"Arial","sans-serif"'> </span><br>
<br>
<span style='font-family:"Arial","sans-serif"'>The Cataloging Standards
Committee endorses this recommendation and suggests the following policy be
enacted to guide and instruct catalogers in the processing of this material. </span><br>
<br>
<span style='font-family:"Arial","sans-serif"'>All Minerva Libraries must enter
the publisher's full suggested retail price (rounded up or exact) in an item
record's price field. This price can be obtained from the item itself or from
other sources such as the publisher's own price list/online catalog and
Amazon.com. The Cataloging Standards Committee recognizes that retail prices on
some titles can vary depending on packaging, performance rights, etc. This
policy would only affect item records created after the approved date of this
policy. Item records created before this date would be exempt from this policy.
</span><o:p></o:p></p>

</div>

</body>

</html>