<div dir="ltr"><div><div>I just want to emphasize how critically important it is to follow the recipe that Lynn has given us for running the Paging lists as part of a daily routine (along with selecting Send Notices).<br><br></div>This is simply the way the system is designed to operate.  To not follow these instructions is like not changing the oil in a car.  Before long, that car will not run right!<br><br></div>Thank you all for your attention to this important task.  --Steve Norman (Chair of the Minerva Board)<br>  <br><div><div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Mon, Nov 9, 2015 at 2:24 PM, Lynn Uhlman <span dir="ltr">&lt;<a href="mailto:lynn.uhlman@maineinfonet.org" target="_blank">lynn.uhlman@maineinfonet.org</a>&gt;</span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div style="font-family:tahoma,sans-serif">​​<span style="font-size:12.8px">Good Afternoon, Minerva Libraries,</span></div><div style="font-family:tahoma,sans-serif"><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div style="font-family:tahoma,sans-serif"><span style="font-size:12.8px">Over the past 6 months or so, there have been numerous complaints at the Circulation Round Table Meetings regarding &quot;stuck&quot; holds, which are hold requests that appear to sit or linger on a bib record and not be fulfilled in a timely manner. Unfortunately, there hasn&#39;t been a great influx of examples from which to troubleshoot the situation, so this has been a lengthy process. Fortunately, a few libraries have been very diligent in providing examples and possible scenarios, which has finally allowed us to pinpoint the primary issue.</span></div><div style="font-family:tahoma,sans-serif"><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px"><b>The issue at hand... </b></div><div style="font-size:12.8px">The majority of the problems appear to be due to libraries that aren&#39;t running their paging slips in a consistent manner. This is especially problematic for those records where only one library is attached. <span style="font-size:12.8px">III&#39;s recommendation is for paging slips be run every day in order for the system to function efficiently. </span></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">The reasoning behind running it daily stems from the time frame the system is set to page libraries, which is up to 72 hours after the request has been made. Once the system hits the 72 hour mark for a request, it will either move on to the next library if there is one, or just sit there if no others are attached. To reiterate, once this time limit is reached and there are no other libraries to move on to, the request </span><b style="font-size:12.8px"><u>will no longer</u></b><span style="font-size:12.8px"> page.</span></div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Most of the issues that have been found occur on bib records with only one library who owns the item. However, this can and does occur on records with just a few libraries attached. The same problem appears to be the culprit here...the infrequency of each of those libraries running their notices. However, there are exceptions to this, but they are hard to weed out based on the sheer number of &quot;stuck&quot; holds.</span><br></div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px"><b style="font-size:12.8px">The long and the short of the situation...</b><br></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Title-Level paging slips</span><span style="font-size:12.8px"> <b><u>must</u> </b>be run daily or at the very least every other day in order to stay within the assigned time frame. </span><span style="font-size:12.8px"> </span><span style="font-size:12.8px">This way holidays, illnesses, staffing shortages, snow dates etc. will not prevent notification of a hold on your item. </span><span style="font-size:12.8px">This should also apply to </span><span style="font-size:12.8px">Item, and INN-Reach notices even though they don&#39;t have the 72 hour time frame. If these aren&#39;t run with regularity it looks like a &quot;stuck&quot; hold to the patron and their home library.<br></span></div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px"><b>So, what to do?</b></div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px"><u>Manually run paging lists</u></div><div style="font-size:12.8px">Please run your paging lists/slips every one to two days. Additionally, make sure you select the Send Notices button when running your paging lists, so that it this process is logged in the Notice History. Just hitting the print button does not log that the notices have been run.</div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px"><u>Auto run paging lists</u></div><div style="font-size:12.8px">If manually running paging lists is not an option, please setup automatic jobs that print the paging slips to a generic library email each day. This way you can refer back to any requests and fill them as promptly as possible. </div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">Taking one of these steps should cut down on the number of &quot;stuck&quot; holds other libraries are experiencing when requesting materials, especially on those records with only one library attached. </div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px"><b style="font-size:12.8px">For directions </b><span style="font-size:12.8px">on setting up a new auto notice or changing an existing notice job to auto, please refer to this page </span><a href="http://bit.ly/1Mk8iZ2" style="font-size:12.8px" target="_blank">http://bit.ly/1Mk8iZ2</a><span style="font-size:12.8px">.</span><br></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Please add the process of running your paging lists as outlined as soon as possible, but implement no later than <b>Friday, November 13th</b>. After that date, a routine check of the Notice History will be run to verify that paging lists are being run consistently. </span></div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px"><b style="font-size:12.8px">Current Stuck Holds in the System</b><br></div><div style="font-size:12.8px">Please refer to this Excel spreadsheet at <a href="https://www.dropbox.com/s/ddpmv23kpjbr7gu/stuck%20hold%20bibs150601%20to%20151104.xlsx?dl=0" target="_blank">https://www.dropbox.com/s/ddpmv23kpjbr7gu/stuck%20hold%20bibs150601%20to%20151104.xlsx?dl=0</a> for a current list (06/01/15 to 11/04/15) of &quot;stuck&quot; bib-level holds in The <b>Individual </b>worksheet contains a list of bib records where only one library is attached. The <b>Multi </b>worksheet, however, contains a list of bib records with 2 or 3 libraries attached. To see if you have any &quot;stuck&quot; holds on the Multi list, please download the spreadsheet and use the drop down filter arrows at the top of the Location headings to alphabetize those columns and look for your library code. </div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">If you would like to periodically run a list of stuck bib-level holds for your library, please refer to the directions listed here </span><a href="http://www.maineinfonet.org/wiki/index.php?title=Bibliographic_Resources#Stuck_Holds" style="font-size:12.8px" target="_blank">http://www.maineinfonet.org/wiki/index.php?title=Bibliographic_Resources#Stuck_Holds</a><span style="font-size:12.8px">.</span><br></div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">As always, if you have any questions or concerns, please submit a ticket via <a href="http://support.maineinfonet.org" target="_blank">support.maineinfonet.org</a>.</div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">Respectfully,</div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">Lynn</div><div style="font-size:12.8px"><br></div></div><div><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Tahoma"></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Tahoma">________________________________</div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Tahoma"><b>Lynn A. Uhlman</b></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Tahoma"><i>Systems Training and Support Librarian</i></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Tahoma"><i><br></i></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Tahoma"><span style="font-size:10pt"><b>Maine InfoNet</b></span></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Tahoma"><span style="font-size:10pt">5784 York Village, Suite 58</span></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Tahoma"><span style="font-size:10pt">Orono, Maine 04469-5784</span></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Tahoma"><span style="font-size:10pt"><a href="tel:%28207%29581-3088" value="+12075813088" target="_blank">(207)581-3088</a></span></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Tahoma"><span style="font-size:10pt"><a href="tel:%28207%29581-3095" value="+12075813095" target="_blank">(207)581-3095</a> (fax)</span></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Tahoma"><span style="font-size:10pt">Email: </span><a href="mailto:mail+to:lynn.uhlman@maineinfonet.org" style="font-size:10pt" target="_blank">lynn.uhlman@maineinfonet.org</a></div></div></div></div></div></div>
</div>
<br>_______________________________________________<br>
MinervaCirc mailing list<br>
<a href="mailto:MinervaCirc@informe.org">MinervaCirc@informe.org</a><br>
<a href="https://mailman.informe.org/mailman/listinfo/minervacirc" rel="noreferrer" target="_blank">https://mailman.informe.org/mailman/listinfo/minervacirc</a><br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><br>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div>Steve Norman</div><div>Director, Belfast Free Library</div><div>106 High St.</div><div>Belfast, ME 04915</div><div> </div><div>207-338-3884 ext. 11</div><div><a href="http://www.belfastlibrary.org" target="_blank">http://www.belfastlibrary.org</a></div><div> </div></div></div>
</div></div></div></div>