<div dir="ltr"><div>Hello all,<br><br>This regards the &quot;Prompt billing for intra-Minerva inter-library loaned items&quot; policy. The language in that policy states: <br><br>&quot;If the item remains unreturned after 45 calendar days from the due date, the owning library may then bill the borrowing library directly for the replacement cost of the item (no processing or other fees) at which point the borrowing library becomes responsible for payment of the bill to the owning library.&quot;</div><div><br></div><div> At our Roundtable, the discussion briefly turned to the bit about processing fees. It was mentioned that it has long been frowned upon to charge these fees within Minerva and that the purpose and intent of charging full retail value, rather than the going rate we all pay, is to cover such processing fees. <br></div><div><br></div><div>A question came up after the meeting that this policy does not currently address; what about charging patrons of other libraries processing fees? As it is currently worded, this policy only governs what a library charges another library, not what a library charges another library&#39;s patrons. Furthermore, the current billing template includes a line that says, &quot;This bill reflects replacement costs and related charges.&quot; This leaves an odd discrepancy. A library could charge a patron of another library processing fees even though they can&#39;t charge the patron&#39;s library those same fees.<br></div><div><br></div><div>I believe the intent of this policy is to also prohibit charging another library&#39;s patron processing fees. I would like to suggest that we add language specifically addressing this. Keep in mind, what you do to your own patrons is entirely up to you. No matter the decision here, this only governs what is done in an ILL setting. I&#39;m fairly certain that there are only a couple libraries currently charging processing fees, even to their own patrons, and that most libraries would rather that neither they nor their patrons get charged these during an ILL transaction. However, I could be wrong and I don&#39;t want to insert language that changes what we discussed without at least putting the question out there. <br></div><div><br></div><div>Thoughts? Feel free to email me directly.<br></div><div><br></div><div>Thanks!<br></div><div>James<br></div><br>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr">James Rathbun<br>Library Director<br>Baxter Memorial Library<br>71 South St<br>Gorham, ME 04038<br>(207) 222-1190<br><a href="mailto:jrathbun@msln.net" target="_blank">jrathbun@msln.net</a><br></div></div></div></div></div></div></div>